Privatlivspolitik

1. Hvem har ansvaret?

Tracey ApS, CVR 46642732, c/o Jens-Jakob Sandgreen, Etta Camerons Vej 13, 3. th., 2450 København SV, Danmark, driver Kompas. Kontakt om personoplysninger: admin@tracey.dk.

Virksomheden er normalt dataansvarlig for ansættelses- og lønoplysninger, og Tracey behandler disse efter virksomhedens instruks som databehandler. Tracey er selv dataansvarlig for egne kunde- og aftaleoplysninger, kontosikkerhed, henvendelser og fakturering samt den personlige kontos drift. Rollefordelingen beror på det konkrete formål.

2. Oplysninger og formål

Ved oprettelse og login behandler vi navn, e-mail, kontotilknytninger og nødvendige sikkerhedsoplysninger om login, sessioner og enheder. En adgangskode gemmes som en afledt sikkerhedsværdi, ikke som klartekst. Formålet er at give den rette person adgang og beskytte konti og virksomhedsdata.

Den personlige profil kan indeholde telefonnummer og adresse. Du kan se de aktive virksomhedstilknytninger, som kontaktoplysningerne deles med, før du gemmer. Virksomheden kan registrere medarbejdernummer, ansættelse, løn, pension, skat, CPR- og betalingsoplysninger samt relevant arbejde, fravær og dokumentation. Oplysningerne bruges til de løn- og personaleopgaver, virksomheden har bestilt.

Vi behandler kontakt- og aftaleoplysninger, forbrugstal, fakturareferencer og dokumentation for varsler og aftaleaccept for at administrere kundeforholdet. Feedback indeholder brugerens besked og nødvendig side- og versionskontekst. Indsend ikke virkelige medarbejderoplysninger i test eller feedback.

3. Grundlag og kilder

Traceys egne formål bygger på nødvendighed for aftalen, relevante retlige forpligtelser og legitime interesser i sikker drift, dokumentation og behandling af henvendelser. Interessegrundlaget bruges kun efter afvejning mod dine rettigheder. Hvor samtykke er nødvendigt, indhentes det særskilt; accept af brugsvilkår er ikke et generelt samtykke til persondatabehandling.

Oplysninger kommer fra dig, din virksomhed, bemyndigede bogholdere og brugen af systemet. Virksomheden skal oplyse medarbejderne om sine formål og sit grundlag, herunder for følsomme oplysninger. Kompas afgør ikke automatisk, om alle oplysninger lovligt må indtastes.

4. Adgang, leverandører og overførsler

Personlige konti, virksomhedstilknytninger og serverkontrol begrænser adgangen. Platformsadministratorer får ikke automatisk adgang til virksomhedernes løndata; supportadgang tildeles særskilt og registreres. Medarbejdere får kun adgang til egne oplysninger inden for den tildelte tilknytning.

Cloudflare leverer applikationsdrift, database og filopbevaring. Twilio SendGrid leverer transaktionsmails. E-conomic anvendes af Tracey til fakturering, ikke som medarbejderportal. Åbnings- og kliksporing er slået fra i Kompas’ transaktionsmails. Oplysninger kan også udleveres til myndigheder, når det kræves ved lov.

Databasens og fillagerets EU-placering er ikke et løfte om, at al behandling, support, mail og tekniske logs udelukkende finder sted i EU/EØS. Den konkrete leverandørliste, lokationer og eventuelle overførselsgrundlag indgår i virksomhedens databehandleraftale og kan indhentes hos Tracey. Virkelige løndata må først tages i brug, når dette er afklaret for kundeforholdet.

5. Opbevaring og personlig adgang

Vi opbevarer kun oplysninger så længe, de er nødvendige for formålet, dokumentationskrav eller retskrav. Regnskabs- og aftaledokumentation følger de relevante lovpligtige frister. Virksomhedens løn- og personaledata følger dens dokumenterede instrukser og databehandleraftale. Sletning af sikkerhedskopier og tekniske logs kan følge en særskilt cyklus; ingen øjeblikkelig sletning fra alle kopier loves her.

En betalingsspærring sletter ikke data og lukker ikke medarbejderens adgang til personlig profil og egne udstedte lønsedler. Efter ophør af virksomhedstilknytningen er den aftalte model 90 dages adgang til egne historiske lønsedler. Kontakt Tracey ved behov for udlevering eller hvis adgangen ikke fungerer.

Sessioners og browseroplysningers konkrete levetider står i cookiepolitikken. Feedbackvedhæftninger i test har en udløbsfrist på 30 dage. Ønsker om sletning behandles efter formål og eventuelle lovkrav; de afgøres ikke alene af, om en faktura er betalt.

6. Dine rettigheder og klager

Du kan efter de regler, der gælder for behandlingen, anmode om indsigt, rettelse, sletning eller begrænsning og gøre indsigelse. Hvor reglerne giver ret hertil, kan du få udleveret oplysninger til overførsel. Et samtykke kan trækkes tilbage uden at påvirke lovlig behandling før tilbagetrækningen. Identiteten kontrolleres, før oplysninger udleveres.

Kontakt din virksomhed om løn- og ansættelsesdata og admin@tracey.dk om Traceys egne formål eller hvis du har brug for hjælp til at finde rette ansvarlige. Der anvendes ikke med denne politik en blanketafkaldelse på rettigheder. Du kan klage til den kompetente tilsynsmyndighed: Datatilsynet i Danmark eller Datatilsynet for Grønland, afhængigt af behandlingen.

Kompas understøtter lønberegning og menneskelig kontrol. Politikteksten er ikke en tilladelse til udelukkende automatiske afgørelser med væsentlig virkning for medarbejderen. Væsentlige ændringer i vores behandling oplyses, før de tages i brug.