TRACEY APS · 2026-10-16.dpa.v1

Databehandleraftale

Aftale mellem den virksomhed, der identificeres ved onlineaccepten, og Tracey ApS. Bilag A–D og det versionsbundne leverandør- og overførselsbilag er en del af aftalen. Aftalen kan indgås nu; den frigiver ikke i sig selv rigtige løndata.

1. Parter, roller og indgåelse

Virksomheden er dataansvarlig for egne medarbejder- og lønforhold. Tracey ApS, CVR 46642732, c/o Jens-Jakob Sandgreen, Etta Camerons Vej 13, 3. th., 2450 København SV, Danmark, er databehandler for disse formål. Kontakt: admin@tracey.dk. Virksomhedens navn, CVR, adresse, databeskyttelseskontakt og underskriver fremgår af den individuelle kvittering.

Tracey tilbyder denne aftale som del af Kompas. Den indgås elektronisk, når virksomhedens bemyndigede ejer udtrykkeligt accepterer den viste version og bilag. Identitet, tidspunkt og præcis dokumenttekst gemmes. Accept på test.kompas.gl eller i et andet testmiljø er en simulation og indgår ingen aftale om en virkelig virksomhed. Registrerede fiktive øvelsesvirksomheder kan ikke indgå en bindende aftale via produktionsmiljøet.

En bogholder accepterer kun for den identificerede virksomhed med den fornødne bemyndigelse. Accept for én virksomhed dækker ikke andre koncernselskaber eller bogholderens øvrige kunder. Medarbejdere skal ikke acceptere virksomhedens databehandleraftale for at bruge deres personlige adgang.

2. Instruks og lovgrundlag

Tracey behandler kun oplysninger efter virksomhedens dokumenterede instruks: denne aftale, bilagene og lovlige handlinger fra virksomhedens autoriserede brugere inden for det aftalte formål. Instrukser om udlevering, sletning, ændret formål eller overførsel uden for bilagene skal aftales skriftligt med Tracey.

Virksomheden fastlægger behandlingsgrundlag, oplyser de registrerede, sikrer dataminimering og rigtige oplysninger samt vurderer eventuelle anmeldelses- eller tilladelseskrav. Tracey underretter straks virksomheden, hvis en instruks vurderes ulovlig, og standser den berørte handling, indtil forholdet er afklaret. Lovkrævet behandling uden instruks meddeles på forhånd, medmindre loven forbyder det.

Aftalen understøtter de regler, der gælder for hver part, herunder GDPR for behandling omfattet af dansk/EU-etablering og persondataloven for Grønland, hvor den finder anvendelse. Den erstatter ikke en konkret vurdering af parternes territoriale forpligtelser. Traceys egne formål med kontosikkerhed, kunde- og fakturaadministration er beskrevet særskilt i privatlivspolitikken.

3. Fortrolighed og sikkerhed

Adgang gives kun til personer med arbejdsbetinget behov, passende instruktion og fortrolighedspligt. Tracey skal begrænse og regelmæssigt gennemgå privilegeret adgang. Platformstatus giver ikke automatisk adgang til virksomhedens løndata; supportadgang tildeles særskilt og registreres.

Tracey skal opretholde passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter risikoen, vurdere ændringer og afhjælpe konstaterede svagheder. De dokumenterede foranstaltninger og nuværende begrænsninger står i bilag B. Ingen certificering eller fuldstændig risikofrihed er lovet. Virksomheden er ansvarlig for sine brugeres enheder og adgangstildeling.

4. Underdatabehandlere og overførsler

Virksomheden giver en generel tilladelse til de navngivne tjenesters nødvendige underdatabehandling inden for leverandørbilagets dokumenterede omfang, forudsat at aftaler, sikkerhed og lovligt overførselsgrundlag er på plads. Et uafklaret forhold i bilaget er ikke godkendt ved accepten. Ingen ny underdatabehandler eller udvidet overførsel må tages i brug alene ved at ændre et link.

Tracey varsler planlagte tilføjelser eller udskiftninger skriftligt i tilstrækkelig tid til, at virksomheden kan vurdere og gøre saglig indsigelse, før ændringen træder i kraft. Parterne skal afklare indsigelsen, tilpasse tjenesten eller afslutte den berørte behandling, inden den omstridte ændring bruges til virksomhedens data.

Tracey skal pålægge underdatabehandlere tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser og er fortsat ansvarlig over for virksomheden for deres opfyldelse. Overførsler uden for EU/EØS kræver særskilt dokumenteret vurdering og gyldigt grundlag, hvor reglerne kræver det. Denne aftale er ikke EU-standardkontraktbestemmelser og udgør ikke i sig selv et overførselsgrundlag.

5. Brud, rettigheder og bistand

Tracey underretter virksomhedens angivne kontakt uden unødig forsinkelse efter kendskab til et brud på persondatasikkerheden. Første besked må gives foreløbigt; manglende detaljer må ikke forsinke den unødigt. Oplysninger suppleres løbende om hændelse, kategorier og omfang, sandsynlige følger, afværgning, kontaktpunkt og dokumenterede tiltag.

Tracey bevarer nødvendig hændelsesdokumentation, begrænser skaden og bistår med vurdering, myndighedsanmeldelse og underretning af registrerede. Virksomheden træffer beslutninger om sine lovpligtige anmeldelser og frister. Tracey må ikke love, at kundens egne frister altid begynder ved Traceys besked.

Tracey bistår efter behandlingens karakter med indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, indsigelse og eventuel dataportabilitet samt konsekvensanalyse og forudgående høring. En anmodning om virksomhedens løndata videresendes til virksomheden uden unødig forsinkelse. Tracey besvarer ikke på virksomhedens vegne uden instruks, medmindre loven kræver det.

6. Kontrol og dokumentation

Tracey stiller nødvendig dokumentation for overholdelse til rådighed og medvirker til virksomhedens eller en bemyndiget uafhængig revisors kontrol, herunder inspektion. Dokumentkontrol og relevante rapporter kan bruges først, men må ikke udelukke nødvendig nærmere kontrol. Tilsynsmyndigheders adgang begrænses ikke.

Parterne aftaler praktisk omfang, fortrolighed og rimeligt varsel, med hensyn til andre kunders data og sikkerhed. Mistanke om væsentlige brud eller myndighedskrav kan kræve hurtig kontrol. Ekstra bistand kan prissættes særskilt, men vilkår om betaling må ikke ophæve lovpligtige forpligtelser.

7. Varighed, ophør og prioritet

Aftalen gælder fra onlineaccepten og så længe Tracey behandler oplysninger på virksomhedens vegne, herunder under afvikling. Ved ophør vælger virksomheden udlevering og efterfølgende sletning eller sletning, bortset fra dokumenteret lovpligtig opbevaring. Tracey dokumenterer tilbageværende kopier, grundlag og udløb; en betalingsspærring er ikke en sletteinstruks.

Virksomhedens opsigelse følger brugsvilkårene. Databehandleraftalen har forrang i databeskyttelsesspørgsmål; ufravigelige regler og eventuelt gyldigt indgåede standardkontraktbestemmelser har forrang. Dansk ret anvendes med respekt for ufravigelige regler. Almindeligt erstatningsansvar gælder uden en særlig beløbsgrænse. Registreredes rettigheder begrænses ikke.

Bilag A · Behandling og instruktion

Formål: virksomhedens lønadministration, dokumentation og valgte understøttende personale-, arbejdstids- og fiskeriforløb. Behandlingen omfatter modtagelse, registrering, opbevaring, beregning, menneskelig kontrol, visning, dokumentgenerering, autoriseret udlevering og styret sletning. Ingen reklameprofilering eller træning af generelle AI-modeller på kundens data er instrueret.

Registrerede: nuværende og tidligere medarbejdere, besætningsmedlemmer, virksomhedens ejere, administratorer, bogholdere og relevante kontaktpersoner. Oplysninger: identitet og kontakt, medarbejdernummer, ansættelse, timer, fravær, aftaler, løn, skat, pension, feriepenge, betalingsinstruktioner, dokumenter og nødvendigt revisionsspor. Personnumre og bankoplysninger kræver særligt beskyttede felter og konkret nødvendighed.

Sygdom/fravær kan indebære helbredsoplysninger. Diagnoser, journaler, fagforeningsforhold og strafbare forhold må ikke indtastes af bekvemmelighed; særlige kategorier kræver dokumenteret nødvendighed, lovligt grundlag og aftalt omfang før brug. Automatiske beregninger støtter en menneskelig beslutning og udgør ikke instruks til alene automatiserede afgørelser med væsentlig virkning.

Indtil de åbne forhold i leverandørbilaget og kundens driftsforudsætninger er afklaret, må der kun bruges fiktive løn- og medarbejderdata. Virkelige brugeroplysninger til personlig konto, virksomhedens kontakt og aftaleaccept behandles til de særskilt beskrevne konto-/aftaleformål. Accept aktiverer hverken rigtig løn, fakturering eller myndighedsindberetning.

Bilag B · Sikkerhedsforanstaltninger og begrænsninger

Implementeret: personlige serverkontrollerede konti, virksomhedsbundne roller, rettighedskontrol på serveren, adskilte test- og produktionsressourcer, krypteret transport, kontekstbundet kryptering af beskyttede felter, privat fillager og registreret særlig supportadgang. Adgangsnøgler holdes uden for kildekode og kundedokumenter.

Endelig løn og udstedte dokumenter har uforanderlig historik og kontrolsummer. Følsomme ændringer valideres, gentagelsessikres og registreres i et signeret revisionsspor. Udvikling omfatter rettigheds-, samtidigheds- og regressionstests. Det er tekniske kontroller, ikke en myndighedsgodkendelse.

Filer valideres efter tilladt type, størrelse og adgang. Der er aktuelt ingen antiviruskontrol; filer kan indeholde skadeligt indhold og mærkes som ikke scannede. Betydningen skal indgå i kundens risikovurdering før rigtige dokumenter.

EU-placeringen gælder de angivne database- og filressourcer. Uafhængig backup er ikke etableret, og fuld driftsmæssig gendannelsesprøve, leverandørloggenes levetid og alle supportsteder er ikke dokumenteret som afsluttede. Den godkendte lancering uden etableret uafhængig backup ændres ikke af denne aftale; begrænsningen skal fortsat indgå i sikkerhedsvurderingen. Ingen RPO/RTO, døgnberedskab eller EU-begrænsning for al behandling er aftalt ved denne version.

Bilag C · Opbevaring, udlevering og sletning

Lønregnskab, nødvendige bilag og anvendt løngrundlag: mindst fem efterfølgende kalenderår, hvor den relevante grønlandske regel kræver det; konkrete rekordklasser og længere nødvendighed skal dokumenteres. Eksempel: relevant 2026-indberetningsdokumentation bevares gennem 31. december 2031. Perioden gælder ikke automatisk alle profilfelter eller alle uploadede filer.

Arbejdsgiverens skattekortfiler følger en særskilt årsslutningsgrænse og eventuelt tidligere medarbejderanmodning eller ophør af A-indkomst. Anvendte satser og nødvendigt lønbevis bevares særskilt. Kategoriserede uploadfiler får formål og udløb; ubrugt kladdemateriale kan udløbe efter 30 dage.

Aftalt driftsmål: overflødige profilfelter vurderes efter 90 dage fra ansættelsesophør; almindelige driftslogs 30 dage; sikkerhedshændelser og afsluttede supportsager 180 dage; gendannelseskopier højst 35 dage. Dokumenterede hændelser, retlige krav og nødvendigt lønrevisionsspor behandles efter deres særskilte begrundelse. Disse mål er ikke en påstand om, at samtlige slettejob og leverandørudløb allerede er verificeret.

Ved kundeophør tilrettelægges kontrolleret udlevering inden 30 dage. Virksomheden angiver modtager og efterfølgende sletteinstruks; Tracey giver en afviklingsoversigt med kategorier, eventuelle lovlige tilbageholdelser og seneste slette-/backupudløb. En gendannelse skal genanvende sletteinstrukser, før data tages i almindelig brug.

Betalingsspærring bevarer medarbejderens egen profil og udstedte sedler. Den særskilte model er 90 dages historisk lønseddeladgang efter virksomhedstilknytningens ophør. Den ændrer ikke opbevaringsgrundlag eller lovbestemte rettigheder. Fiskerioplysninger og andre endnu ikke klassificerede data kræver konkret sletteplan før rigtig brug.

Bilag D · Dokumentkontrol og videre ændringer

Den individuelle kvittering omfatter denne aftale, begge sprogversioner, leverandør-/overførselsbilaget, kildereferencer, miljø, virksomhed, underskriver, accepteret version, tidspunkt og kontrolsummer. Dansk tekst er aftalens udgangspunkt; engelsk letter forståelsen. Uenighed skal afklares i overensstemmelse med ufravigelige regler.

Leverandørbilaget angiver, hvad der er verificeret, hvad leverandøren oplyser, og hvad der stadig mangler. Accept er ikke et afkald på mangler eller en godkendelse af udokumenterede overførsler. Før rigtige kundeløndata kræves en opdateret dokumenteret vurdering og nødvendige instrukser/grundlag. Væsentlige ændringer skal versionsstyres og meddeles; eksisterende accepteret tekst må ikke omskrives.

Kilder og kontrol

Offentlige kilder gennemgået 16. oktober 2026. De dokumenterer ikke kontospecifik aftaleaccept eller frigivelse af overførsler.

Gennemgå og acceptér for din virksomhed →

admin@tracey.dk

Din konto og virksomhedsaftale →